Die sichere und immer hochqualitative Dienstleistung steht für Rhenus an oberster Stelle. Im Bereich Aktenrettung profitieren Sie vom hohen Niveau der Schutzmaßnahmen an unseren Standorten - die DIN 66399 erfordert höchste Sicherheit für vertrauliche Unterlagen.

Rhenus Data Office betreibt ein gemäß DIN EN ISO 9001:2015 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem, das alle unsere Standorte und Prozesse umfasst – natürlich auch den Bereich Aktenrettung.

DIN EN ISO 9001:2015 Zertifikat der Niederlassung Nottuln (inkl. Aktenrettungsabteilung)

Wir setzen ausschließlich auf zuverlässiges Personal mit einwandfreiem Leumund – nachgewiesen durch jährlich erneuerte polizeiliche Führungszeugnisse. Unsere Mitarbeiter werden regelmäßig zu wichtigen Themen wie Datenschutz, Arbeitssicherheit und Unfallverhütung geschult.

Unsere Mitarbeiter sind gemäß geltender arbeitsmedizinischen Bestimmungen in allen Phasen der Bearbeitung gegen die von Schimmelsporen ausgehenden Gesundheitsgefährdungen abgesichert.

• Vorbeugend werden die im Bereich Aktenrettung eingesetzten Mitarbeiter bedarfsorientiert gemäß G23, G24 und G26 arbeitsmedizinisch untersucht.
• Jeder Mitarbeiter wird hinsichtlich der geltenden arbeits- und datenschutzrechtlichen Anforderungen vorab zielgerichtet geschult und unterwiesen. Dies erfolgt mithilfe einer Betriebsanweisung sowie eines Hautschutz- und Hygieneplans.
• Unter Berücksichtigung des Gefährdungspotenzials sowie der örtlichen Gegebenheiten werden sämtliche Rhenus-Mitarbeiter mit der erforderlichen persönlichen Schutzausrüstung ausgestattet.
• Zum Schutz Ihres Personal ist der Einsatz von Schutzschleusen möglich, die die kontaminierten Räume vom Rest Ihrer Liegenschaft abtrennen.

Für den Transport vertraulicher und sensibler Akten und Dokumente setzen wir ausschließlich unternehmenseigene Fahrzeuge mit festem Aufbau (Koffer-LKW verschiedener Gewichtsklassen und für kleinere Mengen Sprinter) ein. Sämtliche Transporte können per GPS nachverfolgt werden.

Auf Wunsch transportieren wir vertrauliche Unterlagen auch in verschließbaren Sicherheitsbehältern – der Minimalstandard für Aktenrettungstransporte ist der verplombte Archivkarton, der wiederum palettiert und blickdicht foliert wird.

Alle Transporte genießen vollen Versicherungsschutz.

Zur Vermeidung von Fehlläufern werden Aktenrettungstransporte in blickdichte, schwarze Spezialfolie eingeschlagen und mit großen, gut sichtbar platzierten Aufklebern versehen, die die sofortige Behandlung am Sicherheitsstandort Nottuln einleiten.

Zudem wird jeder Archivkarton individuell barcodiert und kann so über alle Prozessschritte nachverfolgt werden.

Sowohl der Aktenrettungsstandort Nottuln als auch die regionalen Niederlassungen, die den Transport Ihrer Unterlagen in die Aktenrettung organisieren, sind durch Mauern, Zäune und verschlossene Tore zutrittsgeschützt.

Das Tiefkühl-Archiv, in dem Ihre Akten schockgefroren und zwischengelagert werden, ist in einem separaten zutrittsgeschützten Bereich untergebracht und wird videoüberwacht.

Eine 24-Stunden-Videoüberwachung und Alarmanlagen mit Aufschaltung bei Feuerwehr und Wachschutz stellen den Zutrittsschutz jederzeit sicher.